Zarządzenie Nr 0050/225/2024
Wójta Gminy Krupski Młyn
z dnia 11 grudnia 2024 roku

w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Krupski Młyn

	Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.), art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku               o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządzam, co następuje:

§ 1
Ustalam procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Krupski Młyn w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 roku.

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 0050/225/2024
Wójta Gminy Krupski Młyn 
z dnia 11 grudnia 2024 roku

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Krupski Młyn 

§ 1
CEL PROCEDURY
1.	Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa. 
2.	System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 2
DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 
1.	Organie publicznym – rozumie się przez to Wójta Gminy Krupski Młyn,
2.	Procedurze zgłoszeń zewnętrznych – rozumie się przez to procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych,
3.	Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia                               o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy,
4.	Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego,
5.	Zgłoszeniu anonimowym – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości,
6.	Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa,
7.	Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną Sygnaliście przez organ publiczny informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych                              i powodów takich działań,
8.	Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem,
9.	Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia,
10.	Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem,               i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3
SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA
1.	Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:
a)	pisemnie na adres do korespondencji: Urząd Gminy Krupski Młyn,                                ul. Krasickiego 9, 42-693 Krupski Młyn z dopiskiem na kopercie „Sygnalista – zgłoszenie”,
b)	poprzez e-mail na adres: zgloszenia@krupskimlyn.pl tytuł maila: „Sygnalista – zgłoszenie”,
c)	ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w siedzibie organu publicznego przyjmującego zgłoszenie, w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, liczonym od dnia złożenia wniosku o taką formę zgłoszenia.
2.	Do prawidłowego udokumentowania ustnego zgłoszenia, Sygnalista powinien dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisaniem.
3.	Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. 

§ 4
TREŚĆ ZGŁOSZENIA
1.	Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a)	szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób dojdzie lub doszło do naruszenia prawa,
b)	wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa,
c)	dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne),
d)	dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.
2.	Informacje o naruszeniach prawa zgłaszane anonimowe są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

§ 5
OCHRONA SYGNALISTY
1.	Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą.
2.	Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia.

3.	Ochrona Sygnalistów zapewniona jest poprzez:
a)	ochronę tożsamości, chyba że organ publiczny otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych,
b)	jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ publiczny zapewni także ochronę poufności ich tożsamości,
c)	udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy,
d)	zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów,
e)	ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
4.	Na żądanie Sygnalisty organ publiczny wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 6
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU
1.	Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1)	korupcji,
2)	zamówień publicznych,
3)	usług, produktów i rynków finansowych,
4)	przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6)	bezpieczeństwa transportu,
7)	ochrony środowiska,
8)	ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9)	bezpieczeństwa żywności i pasz,
10)	zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11)	zdrowia publicznego,
12)	ochrony konsumentów,
13)	ochrony prywatności i danych osobowych,
14)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
17)	konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące                            w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1 – 16.

§ 7
INFORMACJE ZWROTNE ORAZ KONTAKT W ZWIĄZKU Z PRZYJĘCIEM ZGŁOSZENIA
1.	Organ publiczny potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2.	Informacji o przyjęciu zgłoszenia organ publiczny nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
3.	Organ publiczny może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty.
4.	Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ publiczny poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ publiczny może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
5.	Organ publiczny poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu publicznego.
6.	Organ publiczny przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7.	Organ publiczny poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia. 
8.	Organ publiczny poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

§ 8
SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
1.	Zgłoszenia naruszenia prawa są przyjmowane, weryfikowane i rozpatrywane przez koordynatora ds. zgłoszeń tj. Sekretarza Gminy. W przypadku nieobecności koordynatora ds. zgłoszeń, jego obowiązki przejmuje Kierownik Referatu Organizacyjnego.
2.	Organ publiczny nadaje imienne upoważnienia pracownikom wykonującym czynności                 w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych.
3.	W ramach postępowania, organ publiczny może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 
4.	Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu publicznego, organ publiczny podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. 
5.	W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie: 
a)	jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,
b)	innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
6.	W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu publicznego, organ publiczny przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
7.	Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ publiczny poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ publiczny pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
8.	Organ publiczny – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
9.	Wszystkie zgłoszenia organ publiczny odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych wg wzoru nr 1 stanowiącego załącznik do niniejszej procedury.
10.	Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
a)	numer zgłoszenia,
b)	przedmiot naruszenia prawa,
c)	dane osobowe Sygnalisty,
d)	dane osobowe osoby wskazanej w zgłoszeniu,
e)	datę dokonania zgłoszenia,
f)	informację o podjętych działaniach następczych,
g)	informację o wydaniu zaświadczenia o podleganiu ochronie,
h)	datę zakończenia sprawy,
i)	informacje o niepodejmowaniu działań następczych,
j)	informacja czy została stwierdzona szkoda majątkowa,
k)	informacja o szacunkowej wartości stwierdzonej szkody majątkowej,
l)	kwota odzyskana w wyniku postępowań dotyczących naruszenia prawa, będącego przedmiotem zgłoszenia – o ile organ publiczny posiada te dane.
11.	Za prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych odpowiada koordynator ds. zgłoszeń.

§ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.	Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania procedury zgłoszeń zewnętrznych odpowiada koordynator ds. zgłoszeń.
2.	Ocena adekwatności i skuteczności procedury zgłoszeń zewnętrznych dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata przez koordynatora ds. zgłoszeń.
3.	W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, przepisy ustawy                       z dnia 14 czerwca 1960 roku kodeks postępowania administracyjnego.

Klauzula informacyjna
w związku z przetwarzaniem danych osobowych w przypadku przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego oraz podejmowania działań następczych                           w Urzędzie Gminy Krupski Młyn na podstawie przepisów ustawy z dnia              14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928)

1.	Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Wójt Gminy Krupski Młyn z siedzibą w Urzędzie Gminy Krupski Młyn, 42-693, ul. Krasickiego 9.
2.	Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - adres e-mail: iod@krupskimlyn.pl
3.	Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@krupskimlyn.pl
4.	Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
5.	Ochrona tożsamości sygnalisty. 
Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że da Pana/Pani wyraźną zgodą.
6.	Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych. Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym                      w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
7.	Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
8.	Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
9.	Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/Pani także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 
10.	Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).